La risposta in breve

La sezione pagamento di una QR-fattura non sostituisce le indicazioni fiscali nel corpo della fattura. Le informazioni Swico S1 agevolano il trattamento, ma non costituiscono da sole una prova fiscale completa. Il termine ordinario di conservazione è di 10 anni; determinati documenti IVA immobiliari vanno conservati per 20 anni. Un procedimento non prescritto può richiedere una conservazione più lunga. Definite con la fiduciaria documenti, decorrenza del termine, integrità e leggibilità.

La QR-fattura non è la fattura

Una fattura svizzera conforme si compone di due parti distinte sullo stesso foglio: il documento commerciale, sopra la perforazione, che riporta tutte le indicazioni legali, e la QR-fattura, nella striscia inferiore, che permette di pagare. Lo standard SIX regola la seconda; la legge sull’IVA regola la prima.

Questa distinzione evita due errori: credere che la sezione pagamento basti come documento contabile, e credere che i dati dello Swiss QR Code debbano riprodurre tutta la fattura. Il codice trasporta ciò che serve per pagare e, in via opzionale, alcuni dati di contabilizzazione; il resto appartiene al documento.

Le indicazioni richieste per l’IVA

L’articolo 26 della legge sull’IVA elenca ciò che una fattura deve contenere affinché il destinatario contribuente possa dedurre l’imposta precedente.

Indicazione Contenuto Dove figura
Fornitore Nome e località come appaiono nelle transazioni commerciali, e numero di contribuente (numero IDI con l’estensione IVA) Intestazione della fattura; il nome e l’indirizzo strutturato sono anche nel codice, l’IDI in S1 senza estensione
Destinatario Nome e località come appaiono nelle transazioni commerciali Indirizzo di fatturazione; indirizzo strutturato del debitore nel codice
Data o periodo Data o periodo della fornitura o della prestazione, se diversa dalla data della fattura Corpo della fattura; tag /31/ di S1
Prestazione Genere, oggetto e quantità della fornitura o della prestazione Solo nelle righe della fattura
Controprestazione Importo Totale della fattura; importo del codice
Imposta Aliquota applicabile e importo dell’imposta dovuta; se la controprestazione include l’imposta, basta indicare l’aliquota Riepilogo IVA; tag /32/ di S1

Le aliquote in vigore dal 1° gennaio 2024 sono 8.1 % (aliquota normale), 2.6 % (aliquota ridotta) e 3.8 % (aliquota speciale per l’alloggio). Le informazioni di fatturazione Swico S1 devono riprodurre esattamente la ripartizione della fattura, come spiegato nella guida Swico S1.

Cosa apporta la QR-fattura alla conformità

  • Tracciabilità: ogni fattura porta un riferimento univoco che segue il pagamento fino al camt.054. Il legame fattura-incasso, che i revisori controllano, è stabilito automaticamente.
  • Dati di contabilizzazione: con S1, il cliente contabilizza la vostra fattura con le date e le aliquote corrette, il che riduce le contestazioni sull’imposta precedente.
  • Numerazione: il riferimento QR o la Creditor Reference non è il numero di fattura in senso contabile, ma spesso ne deriva; mantenete una numerazione delle fatture continua e una tabella di corrispondenza se i due differiscono.

Conservare fatture e documenti

Durate

Documenti Durata Base
Libri, documenti contabili, corrispondenza commerciale, comprese le fatture emesse e ricevute 10 anni dalla fine dell’esercizio Codice delle obbligazioni, art. 958f; LIVA, art. 70
Documenti legati a beni immobili (deduzione dell’imposta precedente sugli immobili) 20 anni dalla fine del periodo fiscale LIVA, art. 70 cpv. 3
Documenti bancari (camt.053, camt.054, avvisi) Come i documenti contabili: 10 anni Codice delle obbligazioni, art. 958f

Forma

L’ordinanza sulla tenuta e la conservazione dei libri di commercio ammette la conservazione elettronica a determinate condizioni: i documenti devono restare leggibili per tutta la durata, la loro integrità deve essere garantita (supporti non modificabili, o procedimenti che dimostrano l’assenza di modifiche, marcatura temporale, registrazione delle operazioni), e il procedimento deve essere documentato. Per le fatture emesse in PDF, l’archiviazione del file inviato, con il suo registro di invio, in un sistema che rispetta queste condizioni è la prassi corrente.

Cosa devono fare i software

  • Numerazione continua delle fatture, senza lacune né riutilizzi.
  • Conservazione del PDF emesso, identico a quello inviato al cliente, e non rigenerato su richiesta.
  • Conservazione dei file camt.054 importati e del registro di abbinamento.
  • Esportazione o accesso garantiti per 10 anni, anche in caso di cambio di software: esigete una clausola di restituzione dei dati.

In pratica: la checklist

  1. Le indicazioni dell’articolo 26 LIVA figurano tutte nel modello di fattura, sopra la QR-fattura.
  2. Il numero IDI è corretto sulla fattura e nel tag /30/ di S1.
  3. Le aliquote e gli importi IVA della fattura e di S1 concordano.
  4. I PDF emessi, i camt.054 e i registri di abbinamento sono archiviati in modo integro e leggibile per 10 anni (secondo il termine applicabile a ogni documento).
  5. La procedura di archiviazione è documentata e convalidata dalla fiduciaria.

Le durate dipendono dai documenti e dal quadro applicabile. In generale sono dieci anni, in particolare venti per i documenti IVA immobiliari; una prescrizione non scaduta può prolungare il periodo. Concordate ambito, procedura e durata con la fiduciaria.

Fonti e riferimenti