La risposta in breve

Amministrazioni immobiliari e associazioni incassano in volume e in modo ricorrente: affitti, spese, quote sociali, richieste di fondi. La QR-fattura è adatta a loro se il riferimento è concepito per questa modalità: riferimento QR per locatario o per socio per i versamenti ricorrenti e gli ordini permanenti, riferimento per fattura per i conteggi occasionali, campi vuoti con angoli neri per gli importi liberi. Il QR-IBAN è indispensabile, il camt.054 anche, e l'abbinamento deve seguire una regola di imputazione esplicita (prima la scadenza più vecchia).

Tre flussi, tre modi di usare il riferimento

Flusso Esempio Riferimento Importo
Ricorrente a importo fisso Affitto mensile, quota sociale annuale Riferimento QR fisso per locatario o socio Compilato nel codice
Ricorrente a importo libero Donazioni, quote di sostegno, acconti spese Riferimento QR fisso per pagatore Vuoto, campo con angoli neri
Occasionale Conteggio spese, costi accessori, richiesta di fondi per lavori Riferimento QR per fattura Compilato

La regola: il riferimento identifica ciò che il software deve abbinare. Per un versamento ricorrente è il conto del pagatore; per un conteggio è il documento. Mescolare le due logiche (un riferimento per ogni avviso di affitto mensile) moltiplica i riferimenti in circolazione e compromette gli ordini permanenti.

Progettare il riferimento QR per la ricorrenza

Il riferimento QR conta 27 cifre, di cui 26 libere. Uno schema frequente per un’amministrazione immobiliare:

  • posizioni riservate al prefisso bancario, se la banca lo impone;
  • identificativo dell’immobile o del mandato;
  • identificativo del locatario o del contratto;
  • zeri di riempimento, poi cifra di controllo.

Per un conteggio occasionale, il numero del documento sostituisce l’identificativo del locatario o vi si aggiunge. La guida ai riferimenti illustra il calcolo e le regole.

I campi vuoti: importo e pagatore

Lo standard prevede due situazioni in cui è il debitore a completare:

  • Importo vuoto: la sezione pagamento mostra un campo di 40 × 15 mm con angoli neri (30 × 10 mm sulla ricevuta). Il codice non contiene un importo; lo inserisce il pagatore. Utile per quote libere e donazioni.
  • Pagatore sconosciuto: titolo «Pagabile da (nome/indirizzo)» e campo di 65 × 25 mm con angoli neri (52 × 20 mm sulla ricevuta). Utile per le polizze generiche distribuite senza personalizzazione.

In entrambi i casi il riferimento resta compilato: è lui che rende possibile l’abbinamento. Una polizza generica senza riferimento né pagatore (tipo NON) si abbina a mano.

Volumi: stampa, invio, eBill

  • Stampa: affidarsi a una tipografia con perforazione in linea già a partire da qualche migliaio di invii; altrimenti, carta QR in scatole da 2 000 e stampante laser.
  • Invio raggruppato: gli avvisi annuali (affitti dell’anno, quote sociali) possono contenere dodici QR-fatture oppure una sola con riferimento fisso e importo fisso, da programmare come ordine permanente. La seconda opzione riduce carta ed errori.
  • eBill: molto adatto ad affitti e quote sociali; la QR-fattura segnala l’opzione eBill come procedura alternativa e il locatario si iscrive dalla sua app bancaria. Vedere la guida eBill.
  • Portale: la visualizzazione online di una sezione pagamento (capitolo 3.8 delle Implementation Guidelines) si presta ai portali per locatari e soci.

Abbinamento: la regola di imputazione

Con riferimenti per pagatore, il camt.054 restituisce pagamenti identificati al locatario o al socio, non a una scadenza. Il software deve applicare una regola esplicita:

  1. imputare alla scadenza aperta più vecchia;
  2. riportare l’eccedenza sulla scadenza successiva o come acconto;
  3. segnalare i pagamenti inferiori alla scadenza (saldo da sollecitare);
  4. trattare i pagamenti senza riferimento in base a nome e importo.

Documentate la regola: spiega i saldi al momento dei conteggi annuali e delle partenze dei locatari.

Fonti e riferimenti