La risposta in breve
Quando scegliere il PDF
Il PDF è adatto ai clienti professionali che trattano le fatture per e-mail o in un portale fornitori. Concordate indirizzo di ricezione, formato e responsabile dei rifiuti prima del primo invio. Se il cliente richiede carta, applicate il percorso di stampa. Un PDF allegato a un’e-mail non è automaticamente una fattura eBill.
Preparare il documento corretto
La parte commerciale contiene prestazioni, indicazioni applicabili, data e condizioni di pagamento. Sezione pagamento e ricevuta completano il documento. Esportate dal software con font incorporati e codice vettoriale. Evitate schermate, conversioni in immagine e ricompressioni attraverso la posta elettronica.
| Elemento | Controllo prima dell’invio |
|---|---|
| Formato | Sezione pagamento con ricevuta 210 × 105 mm, senza riduzione nell’esportazione |
| Swiss QR Code | 46 × 46 mm, margine bianco di 5 mm, nero su bianco |
| Dati visibili | Conto, beneficiario, valuta, importo e riferimento coerenti con il codice |
| Separazioni | Linee e indicazione di taglio nella variante PDF |
| Leggibilità | Testo selezionabile se possibile, font stabili e contrasto conservato |
Verificare separatamente PDF e dati
Aprite il file definitivo, non solo l’anteprima del software. Controllate la visualizzazione al 100 %, stampate una pagina a grandezza reale e misurate il codice. Decodificate poi lo Swiss QR Code e controllate i dati con gli strumenti SIX. Il portale accetta i formati di dati e immagini indicati nel manuale; non certifica automaticamente l’impaginazione completa del PDF.
Organizzare un invio in serie
Collegate in modo univoco numero di fattura, file, destinatario e riferimento. Controllate un campione con indirizzo lungo, più pagine e le valute utilizzate. Ogni file deve appartenere al cliente corretto: una scansione riuscita non rileva un allegato indirizzato all’impresa sbagliata.
Conservate un registro con identificativo, data, canale, destinatario ed esito. Gestite gli indirizzi respinti separatamente. Un nuovo tentativo di invio non deve creare una seconda fattura né modificarne il riferimento.
Esempio: una PMI con invio misto
Una PMI invia la maggior parte delle fatture per e-mail e alcune per posta. Mantiene un unico dato di fattura e due profili di uscita: PDF con linee di taglio, carta perforata. Uno stato di invio impedisce che la stessa fattura venga trasmessa automaticamente su entrambi i canali.